Artiklar

Teknikens Hus flyttade sin telefoni till molnet

Kerstin_teknikenshus.jpg

Teknikens Hus i Luleå är Sveriges nordligaste science center och ett av landets första i sitt slag. Centret invigdes den 27 maj 1988 och har sedan starten välkomnat mer än 4 miljoner besökare. Centret har en utställningsyta på 2300 kvadratmeter. Under helger, skollov och sommarlov är Teknikens Hus ett populärt utflyktsmål för familjepubliken, ofta över flera generationer och huset har drygt 100000 besökare varje år.
Teknikens Hus rankas högst i Skolverkets bedömning av landets alla center.

Kristina Jonsson, Verksamhetschef på Teknikens Hus berättar att dom tidigare hade sin telefoni via Universitetets växel. När önskemål om en mer flexibel och personlig växellösning växte fram så presenterade Office: Weblink Unified 2.0, den nya generationens molnväxel.

Office startade projektet med att göra en noggrann kartläggning av kundens behov och önskemål. Kristina är mycket nöjd hur projektet genomfördes, man hade ”någon att hålla i handen” under resan. När dagen för övergång kom så var även Office på plats hos kunden för att hjälpa användarna. Kristina framhåller också vikten av bra support, snabba svar och bra återkoppling.

Kristina avslutar med att säga ”Det ska bara fungera”, och det har det gjort.

Molnet och Office - en solskenshistoria

sol_moln.jpg

Nu när våren knackar på dörren är det ju inte direkt moln man vill tänka på, men vi lovar, de moln vi tänker på kommer inte att skymma solen som förhoppningsvis skiner på oss i Påsk. Vi har under hösten och vintern rest runt i Sverige och pratat med våra kunder om att flytta upp sin IT i molnet. För de allra flesta börjar resan med mailen och filservern. Sedan kommer kanske applikationer så som affärssystem, lönesystem och annat.

 

Det viktiga här är att man har en trygg partner som vet hur man bäst genomför denna förflyttning, och det vet vi på Office. När resan till molnet är gjord finns det en massa spännande tjänster som man kan koppla på till sina befintliga applikationer. Vi har tidigare pratat om Teams, Planner och Flow för att få bättre kontroll på arbetssätt och flöden i organisationen. De finns där i Office 365 redo att börja användas när du är mogen. Kontakta oss gärna så förklarar vi hur du börjar använda dessa.

 

Sen finns det också en del andra tjänster som inte är så kända men som troligen kommer att få en stor påverkan på oss alla. Jag tänker på Microsoft Azure Kognitiva tjänster. Det är en fantastisk plattform som bland annat kan hjälpa till med bildbehandling och identifiering av ansikten, bestämning av ålder, kön, etnicitet mm. AI lösningar med kunskapsdatabank för att bygga t.ex. virtuella assistenter. Kunna ”förstå” talat språk och känslouttryck. Omvandla tal till text och göra analyser av innehållet i texten. Listan är lång och vi har bara sett början på denna utveckling. Som exempel använder Uber ansiktsigenkänning via mobilapp för att verifiera att föraren av bilen är den person som har avtalet med Uber. Detta som en säkerhet för passageraren.

 

Kanske är denna teknik något som ni inte har användning för i dag men det är ett exempel på den raketsnabba utvecklingen som sker kring molntjänster och det skapas en massa nya företag dagligen som utvecklar egna applikationer kring dessa tjänster.
 

Nu släpper vi molnen ett tag och ser fram emot en förhoppningsvis solig och varm vår efter denna långa vinter.

Läs mer om multifaktorautentisering här. 
Läs mer om kognitiva tjänster här.

 

Kontakta gärna oss om du vill veta mer.

Rickard Ekström, 
Key Account Manager
Affärsområdesansvarig IT
rickard.ekstrom@office.se

Vad har GDPR med utskrifter att göra?

GDPR.jpg

Den nya Dataskyddsförordningen GDPR som ersätter PUL och som bland annat reglerar hur personuppgifter hanteras av företag och myndigheter är ett hett ämne för närvarande.

De flesta relaterar nog i första hand detta till datorer och databaser, men vi har bett Fredrik Haraldsson som är tekniskt ansvarig för utskrifter inom Office att förklara hur GDPR påverkar utskriftsflödena.

 

Vad har GDPR med utskrifter att göra?
-   Det är hela IT-infrastrukturen som ska ses över. Man kan inte lämna skrivare och MFP utanför.

 

Vad är riskerna inom utskrifter?
-   Uppenbara risker är att dokument som innehåller personuppgifter hamnar i fel händer vid skrivare eller att dokument innehållande personuppgifter skickas till fel skrivare. Jag tycker också att man ska försöka undvika att skicka okrypterad data över nätverket.

 

Vilka lösningar finns det på marknaden för att göra utskriftsprocessen säker i det här avseendet?-   Det finns system som säkrar utskriftsprocesserna och som dessutom är väldigt smidiga att använda för de som skriver ut. Såna här system kan man införa utan att investera  i ny hårdvara. Det är inga stora pengar, men väldigt säkert.

 

Hur påverkar det användaren?
-   Inga utskrifter kommer ut i skrivaren utan att behörig användare har frisläppt dem. Användaren loggar in sig vid skrivaren genom att t ex hålla kort eller tag mot skrivaren och autentiserar därmed sig själv och får tillgång till sina egna utskrifter. Det finns andra sätt för användaren att autentisera sig på som exempelvis PIN-kod, men kort eller tag är vanligast. Processen för användaren är i regel väldigt enkel.

 

Vad ska IT-avdelningen tänka på?
-   Förutom att det ska bli enkelt för användarna så bör IT-avdelningen ha på sin agenda valet av lämpligt protokoll för kryptering.

 

GDPR träder i kraft den 25 maj 2018. Hur akut är det att göra något åt skrivarna?
-   Jag tycker att man ska arbeta systematiskt med hela GDPR-frågan och ta det i den takt man själv klarar av och vi på Office stöttar gärna det arbetet.

Advokatfirman Glimstedt växlar upp till molnbaserad telefoni

Tomas Lundh, ekonomi- och administrativchef, Advokatfirman Glimstedt

Tomas Lundh, ekonomi- och administrativchef, Advokatfirman Glimstedt

De gamla standardväxlarna är snart ett minne blott i takt med att allt fler företag väljer att gå över till den nya generationen molnbaserade telefonitjänster. För Advotkatfirman Glimstedts i Växjö var valet ganska enkelt. På kontoret arbetar för närvarande tretton advokater och jurister och belastningen på telefonin är stundtals ganska intensiv.

 

Tomas Lundh, ekonomichef på Glimstedts i Växjö, har ett övergripande ansvar för att se till att tekniken på firman är up-to date. Ett skäl till att man började snegla på en ny telefonlösning var just integrationen med den mobila telefonin.

 

”Vi hade en traditionell fast IP-växel där de fasta telefonerna och mobilerna låg separerade. Idag när i princip varenda människa har mobil, innebär det att man ofta störs av inkommande mobilsamtal när man sitter i samtal på den fasta linan”.

 

När firmans IT-leverantör Office ställde frågan om vi var intresserade att uppgradera till en smart integrerad lösning blev vi självklart intresserade.

 

Valet föll på Office telefoni i samarbete med Weblink 2.0. En integrerad fast-och mobil lösning som något förenklat innebär att telefonin flyttar in i datorerna.

 

Förenklad vardag

Förutom att ni nu slipper att ha mobilerna på separat linje, vilka andra fördelar märker ni med den nya moln-växeln?

”Alla på firman får en bättre överblick och ett smidigare informationsutbyte. En klar förbättring nu jämfört mot tidigare är att man har telefonin i datorn, så man behöver inte titta på vilka lysdioder som lyser på telefonerna för att se vem som sitter upptagen i samtal. Lösningen passar bra på en arbetsplats med vår storlek.”

Han fortsätter:
”Implementering av ny teknik är ju alltid en omställning. Men vi tycker att Weblink-systemet är användarvänligt. Bara en så enkel sak att du kan klicka på en nummerlänk på dataskärmen och ringa upp direkt, sparar mycket tid. Vardagen blir överhuvudtaget enklare och jag märker att mina medarbetare tycker likadant.”

 

På Glimstedts är den molnbaserade lösningen blott ett par veckor gammal, men Tomas märker redan nu att det finns massor av möjligheter att skräddarsy tjänsten efter var och ens personliga behov.

 

”Själv har jag till exempel kopplat hitta.se till inkommande samtal, vilket gör att jag snabbt kan se vem som ringer. Det där är en smaksak, men för mig är det just en sådan detalj som gör skillnad.”

 

Tekniskt stabilt och säkert

Joakim Pulkkinen, säljare på Office poängterar att den nya molntjänsten är idealisk för de kunder som utvecklar sin verksamhet och har ett behov av integrerad, modern telefoni med hög säkerhet.

 

”Det här är en lösning som är skalbar enkel att växa med. Det ger en minskad arbetsbelastning rent administrativt, inte minst genom möjligheten att integrera Office Outlook och möteskalendrar i systemet. Dessutom är den tekniskt säkrare i och med att det finns en inbyggd redundans mellan både internet och mobilnätet, vilket minskar risken att något brakar ihop,” säger han.

Digitalisering, vad är det och hur påverkar det dig?

DIGITALISERING.png

Det är mycket prat om digitalisering nu och det kan uppfattas som både stort och svårt. Givetvis finns det många sätt att se på digitalisering. Vi på Office väljer att fokusera på det som vi tror ger mest nytta för dig som företagare, i ert dagliga arbete.

 

Det givna insteget är Office 365. Office 365 är så mycket mer än mail och fildelning. Med Office 365 får du en plattform för att på allvar börja arbeta digitaliserat. Här finns verktyg för att jobba i grupper, med aktiviteter och uppgifter, skapa egna rapporter och underlag utifrån till exempel försäljningsdata, dela information till rätt personer via alla typer av enheter. Möjligheterna är nästan oändliga och det är här vi kommer in. Vi har testat vad som fungerar bra ihop och vilka verktyg som ger mest nytta med en liten insats.

 

Även om många företagare ser och förstår fördelarna med ett mer flexibelt arbetssätt kan det kännas besvärligt att ta första steget. Det finns många möjligheter att hitta nya sätt att samarbeta, dela och hantera information med Office 365 och där behövs vägledning för att hitta rätt. Låt oss hjälpa dig med det!

En kontakt, Allt du behöver inom IT och teknik för ditt kontor.

 

Rickard Ekström, Key Acount Manager

rickard.ekstrom@office.se