Checklista för att skapa framgångsrika videokonferenser

I dessa tider gäller det att hitta alternativa lösningar där vi kan mötas utan att resa. Boka inte av din konferens – boka om till en digital videokonferens istället.

Förutom minskad smittspridning är nyttan uppenbar. Du spar både tid, kostnader och påverkan på miljön genom att minska på resandet. Dagens teknik gör det möjligt att få nästan samma känsla i videomötet som om alla befann sig i rummet, trots att det kan skilja stora avstånd mellan varandra.

Kostnaden för en video-konferensanläggning sparar du in på en enda resa med övernattning.

Det kan vara detaljerna som avgör om videomötet eller videokonferensen blir riktigt lyckad. Förutom att tekniken ska fungera, tänk på följande:

Förberedelser

• Kom i god tid före mötet.

• Se till att du har bra belysning i rummet, undvik att ha ett fönster i bakgrunden. Ha mer ljus framför än bakom dig.

• Välj en lokal där det inte ekar. Mattor på golvet och gardiner i fönstren brukar vara bra för akustiken.

• Ha en lugn bakgrund. Röriga bakgrunder tar uppmärksamhet från dig.

• Undvik att ha på dig finrutiga eller finrandiga kläder - det kan ge en s k moiréeffekt och ge upphov till ”hoppande” mönster.

• Testa systemet ordentligt innan videokonferensen påbörjar.

• Koppla upp dig.

• Ställ in kamera så att du syns ordentligt.

• Kontrollera ljudet på mikrofonen –  Hur är ljudnivåerna?

• Koppla in eventuell dator för en presentation.

• Se till att ha allt material du behöver för mötet tillgängligt. Fungerar det bra att dela information och videoklipp med skärmdelning? Är bilden klar?

• Testa genom att träna i förväg.

Mötesteknik

På videomöten kan det ibland bli en liten fördröjning innan det vi säger eller visar når de andra mötesdeltagarna så vid digitala möten är det ännu viktigare att ha en bra mötesteknik än vid vanliga möten.

• Ha en agenda och utse en person som håller i mötet och som fördelar ordet.

• Ett bra möte har en tydlig struktur och syfte. Presentera agendan i början av mötet.

• Om du själv ska hålla i mötet så se till att alla engageras – t ex kan du fördela ordet till alla deltagare och be var och en om enskilda kommentarer.

• Ha koll på vilka som är anslutna till mötet samt om någon “fallit ur”.

• I slutet av mötet sammanfatta huruvida syftet med mötet nåtts, vilka beslut som fattats och vem som tilldelats vilket ansvar.

• Glöm inte att pausa! Under möten som är mer än 45 minuter långa, bestäm i början av mötet när ni ska pausa. Ta inte för kort paus - tänk att deltagarna ska hinna det som behövs i vanliga möten som att hämta kaffe och hinna med toalettbesök.

• Håll tiden.

Under videomötet

• När du talar är det bra att titta direkt i kameran och inte på skärmen, detta ger mer närvarokänsla för övriga deltagare.

• Prata i vanlig samtalston. Undvik att "höja" rösten.

• Använd kroppsspråk – exempelvis peka mot den personen i bild som du vill ska svara på en fråga. Vinka om du vill ha ordet eller gör tummen upp om någon säger något klokt. Men tänk på att kroppsspråket uppförstoras på skärmen.

• När det är många i mötet, stäng av din mikrofon när du inte talar. Samma sak gäller om du exempelvis behöver hosta.

• Undvik störande bakgrundsljud som exempelvis skrapande stolar, pennor som knackas i bordet eller klickas på, viskningar till kollegan och prasslande papper.

• Efter avslutat möte. Sitt kvar tills bild och ljud är avstängt.

Lycka till och ta gärna kontakt med oss för att veta mer om digitala videokonferenser och möten!