Kom igång med Microsoft Teams – Vad krävs för ett lyckat införande?

Det finns inget konkret facit för vad som krävs för ett lyckat införande av Teams som går att tillämpa på alla organisationer – det beror helt på hur du jobbar, hur din organisation är uppbyggd och vad ni har för specifika behov. Men det finns några allmänna tips för hur ni kan komma igång med Teams som gäller oavsett ni är en liten eller stor organisation.

Målsättning – en plan är nödvändig

Börja med att göra en plan där ni fokusera på människorna som ska jobba med tekniken. Teams innebär ett nytt, digitalt arbetssätt och det gör att man behöver arbeta med beteendeförändring.

Det är inte plattformen utan det nya synsättet på hur vi kommunicerar och samverkar som är nyckeln till framgång!

Sätt tydligt mål – Varför gör vi det här? Vad är fördelarna för oss? Vad är målet?
Förankring i din organisation behövs, oavsett storlek. Det är viktigt att få med sig ledningen för att sedan införliva det nya arbetssättet.
Tydligt ansvar för att driva förändringen – Om ni är en större organisation kan ni t ex ta hjälp av en extern IT-partner. Det behöver alltid även finnas en intern ansvarig för att driva förändringen.
IT ♥ Verksamhet – Låt det inte bara bli en IT-fråga. Verktyget är till för att få en ökad verksamhetsnytta så det är viktigt att IT arbetar tillsammans med verksamheten i den här förändringsresan.

Kartläggning – gör en behovsinventering

Kartlägg arbetspusslet

Hur jobbar vi idag?
Hur ser våra möten ut? Har vi mycket fysiska möten/digitala möten?
Kan vi bli bättre på det?
Vart sparar vi våra filer?
Vad har vi för olika målgrupper inom organisationen?
Vad är deras specifika behov?

Lagring – vad ska sparas var?
Oftast när man går över till Teams har man en hemkatalog, gemensamma filservrar och Intranät/dokumenthanteringssystem. Här behöver ni behovsinventera – vad ska läggas var någonstans? Teams bygger på att allt sparas i molnet så man kommer åt alla filer och dokument från både dator, mobil, surfplatta, – oavsett plats.

Det naturliga när man går över till Teams är att din hemkatalog blir OneDrive.
Gemensamma filservrarna motsvaras oftast av Teams/Sharepoint.

Migrering/IT

Hur ska vi göra för att migrera filerna på rätt sätt?
Så snart som möjligt så ska ni försöka stänga ner tidigare sätt att jobba. Undvik att leva i parallella världar. Då vet man till slut inte vart filerna ligger.

Guidelines

Hur ska vi tänka kring struktur och inställningar?
Det är lätt att man skapar många Teams så att det blir rörigt. Du behöver därför ta fram en struktur i din organisation.

Allmänna råd

Vem ska få skapa teams? Skapa en behörighetsstruktur
Ta för vana att vara minst två ägare till ett team
Skapa teamet och konfigurera det – bjud in medlemmar därefter
Skapa inte för många kanaler från början. Låt de formas efter behov
Säkerställ att du har konfigurerat rätt inställningar för medlemmars och gästers behörigheter
Engagera team-medlemmarna att använda Teams
Din organisation (admin) kan sätta förfalloprinciper på Team för att undvika att inaktuella team lever kvar. Du som ägare får aktualisera team som ska fortsätta gälla.

Här är ett exempel på en behörighetsstruktur:

Skapa gemensamma spelregler/riktlinjer
Hur ska vi jobba tillsammans i Teams? Många vill komma bort från email och med användning av Teams kan antal mail minska drastiskt. Men det kommer inte ske med automatik – det krävs en beteendeförändring.

Tydlighet – Vad ska sparas var?

Vilken information ska sparas i Teams?
Vilken information ska inte sparas i Teams?
Arkivering och efterlevnad?

Tydlighet – När ska man använda vilken kommunikationskanal?

Chatt
Konversationer
E-post
Andra verktyg

Här behöver ni skapa ett ramverk som visar vilket verktyg du ska använda för internt och externt arbete där val av verktyg beror på behov och mottagare.

Exempel på hur ett ramverk kan se ut:

Ramverk

Utbildning

Teams är inte är en statisk applikation. Det kommer ständigt nyheter och förbättringar. För att få med sig medarbetarna är det viktig att ta fram en utbildningsplan. Gör man flera utbildningsinsatser; kurser med repetition, praktisk tillämpning, fördjupningsutbildning blir det en jämn inlärningskurva över tid.

Teams är bara en av applikationerna som finns i verktygslådan Office 365. Den är oftast ihopkopplad med andra appar; Planner, Sharepoint, OneNote m fl. För att förstå Teams till fullo behöver man ha lite kunskap om flera appar och för att det inte ska bli för mycket att ta till sig behöver man skala ner och slussa ut informationen i etapper för att det ska bli bra.

Om ni är en större organisation är det viktigt att utbilda och utse ambassadörer/superusers. D v s några personer som har lätt att ta till sig nytt och som kan agera som stöd och hjälpa till att införliva Teams i arbetet.

Stöd/förvaltning

Microsoft Teams kommer med ständiga uppdateringar så det gäller att ha en ansvarsfördelning i organisationen under förvaltningsfasen. Vem är det som håller koll på när det kommer uppdateringar och förändringar i tjänsterna som påverkar er?

Glöm heller inte att nya medarbetare behöver få en onboarding till det digitala arbetssättet och de spelregler som ni har kommit överens om.

Effektmätning

Brödtext Har ni nått målen som ni satte upp? Detta kan du till exempel mäta med digitala enkäter. Det går också att mäta användandet direkt i Teams.

Sammanfattningsvis

– Vad behöver du tänka på för att lyckas med implementering av Microsoft Teams?
Att införa Microsoft Teams i en verksamhet är inte bara att trycka på en knapp. Utan en genomtänkt strategi och gemensamt arbetssätt är det lätt att tappa kontrollen.

Det är viktigt att börja med att ta fram målsättningen och göra en plan. Därefter kartlägga och göra en behovsinventering innan migreringen till Microsoft Teams kan ske. Tänk då på att ta fram guidelines för hur ni ska tänka kring struktur och inställningar i verksamheten och skapa gemensamma spelregler/riktlinjer.

För att få med sig medarbetarna i beteendeförändringen är det bra att ta fram en plan för flera utbildningsinsatser över tid. Med Teams ständiga uppdateringar är det en god idé att till förvaltningsfasen utse vem det är som ska hålla sig uppdaterad på nyheter och förändringar. Avslutningsvis – mät effekterna av er satsning. Hur väl stämmer det överens med målet/målen som ni satt upp?

Lycka till och ta gärna kontakt med oss för att veta mer om möjligheterna med Teams och Office 365!

Dela i sociala medier: